Doručování elektronických dokumentů

Povinně zveřejňované informace dle § 2 odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Adresa pro doručování dokumentů:
Obec Horoušany
Baumanova 12
250 82 Horoušany

Úřední hodiny:

Po 13:00 – 18:45 

Út  9:00 - 15:00 

St 13:00 – 18:45

Čt 9:00 - 15:00 

mimo dny státních svátků

Na výše uvedeném pracovišti jsou přijímány dokumenty v analogové (listinné) nebo digitální podobě.

Dokument v digitální podobě je možné doručit:

a.       osobně na adrese Obecního úřadu Horoušany

b.       kurýrem, poštou nebo jinou spediční společností

Dokument v digitální podobě je možné doručit

a.       na emailovou adresu elektronické podatelny úřadu obec@horousany.cz

b.       do datové schránky úřadu, jejichž identifikátor je „y94am6p“

c.       osobně na médiu pro přenášení dokumentů v digitální podobě na přenosných technických nosičích dat.

Za přenosné technické nosiče dat je možné použít CD, DVD, USB Flash Disk, externí USB disk.

Předaný nosič se vrací pouze na výslovnou žádost uplatněnou při jeho podání podatelně.

Dokumenty v digitální podobě jsou přijímány v datových formátech:

Statické textové dokumenty a statické kombinované textové a obrazové dokumenty:

PDF, verze 1.7 a vyšší

PDF/A, ISO 19005

TXT

RTF

HTM/HTML

DOCX, dokument ve formátu textového editoru Microsoft Word verze 2013 a vyšší

XLSX

PPTX

ODT/ODS/ODP

ISDOC

XML

FO/ZFO (datový formát ZFO je určen pouze pro účely zpracování technologickými datovými schránkami)

Statické obrazové dokumenty:

PNG, ISO/IEC 15948

TIF/TIFF, revize 6 – nekomprimovaný

JPG/JPEG/JFIF, ISO/IEC 10918

Dynamické obrazové dokumenty:

MPEG-2, ISO/IEC 13818

MPEG-1, ISO/IEC 11172)

GIF

Zvukové dokumenty:

MPEG-1 Audio Layer II nebo MPEG-2 Audio Layer II (MP2)
MPEG-1 Audio Layer III nebo MPEG-2 Audio Layer III (MP3)
WAV s PCM modulací
mp2/mp3

Databáze:

XML, kde součástí předávaného dokumentu v datovém formátu XML musí být popis struktury XML pomocí schématu XML

DBF

Velikost podání z hlediska množství dat je ze strany úřadu omezena.

a.       při doručení prostřednictvím emailu je maximální velikost zprávy včetně příloh do 15 MB

b.       při doručení prostřednictvím datové schránky je maximální velikost datové zprávy do 100 MB

c.       při doručení prostřednictvím přenosného technického nosiče dat není velikost podání z hlediska množství dat ze strany obecního úřadu nijak omezena

Náležitosti doručování datové zprávy:

Pokud je součástí jednoho podání více elektronických dokumentů, musí být zřejmé, který dokument je vlastním podáním a které dokumenty jsou elektronickými přílohami tohoto podání.

Doručený dokument v digitální podobě musí být možné zobrazit uživatelsky vnímatelným způsobem a nesmí obsahovat škodlivý kód.

Pokud je doručený dokument neúplný nebo nečitelný (poškozený) a je možné určit odesílatele dokumentu a jeho kontaktní údaje, bude odesílatel o zjištěné vadě vyrozuměn a bude stanoven další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se vadu odstranit nebo není-li možné určit odesílatele dokumentu a jeho kontaktní údaje, poškozený dokument obecní úřad dále nezpracovává a je zničen.

Zpráva, u které byl zjištěn škodlivý software nebo chybný formát, není zpracována. Pokud z přijaté datové zprávy lze zjistit elektronickou adresu odesílatele, je na tuto adresu zasláno sdělení o zjištění škodlivého softwaru nebo chybného formátu.

Pokud by bylo doručeno elektronické podání, které by nebylo opatřeno elektronickým podpisem, může být odesílatel podle povahy věci vyzván, aby tento nedostatek odstranil, tj. připojil svůj elektronický podpis.

Základní výčet právních předpisů, vždy v platném znění, jimiž se řídí činnost podatelny:

• nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 ze dne 23. července 2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES;

• zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů;

• zákon č. 500/2004 Sb., správní řád;

• zákon č. 300/2008 Sb., Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů;

• zákon č. 128/2000 Sb., Zákon o obcích (obecní zřízení);

• zákon č. 563/1991 Sb., Zákon o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů;

• zákon č. 106/1999 Sb., Zákon o svobodném přístupu k informacím;

• zákon č. 297/2016 Sb., Zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce;

• zákon č. 181/2014 Sb., Zákon o kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů (zákon o kybernetické bezpečnosti);

• zákon č. 412/2005 Sb., Zákon o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti;

• vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby;

• vyhláška č. 96/2023 Sb., Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů

• vyhláška č. 283/2014 Sb., Vyhláška, kterou se mění vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby;

• vyhláška č. 193/2009 Sb., Vyhláška o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů;

• vyhláška č. 194/2009 Sb., Vyhláška o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek;

• vyhláška č. 317/2014 Sb., Vyhláška o významných informačních systémech a jejich určujících kritériích.

Podání podle § 37 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád

1. Podání je úkonem směřujícím vůči správnímu orgánu. Podání se posuzuje podle svého skutečného obsahu a bez ohledu na to, jak je označeno.
2. Z podání musí být patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje. Fyzická osoba uvede v podání jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popřípadě jinou adresu pro doručování podle § 19 odst. 4. V podání souvisejícím s její podnikatelskou činností uvede fyzická osoba jméno a příjmení, popřípadě dodatek odlišující osobu podnikatele nebo druh podnikání vztahující se k této osobě nebo jí provozovanému druhu podnikání, identifikační číslo osob a adresu zapsanou v obchodním rejstříku nebo jiné zákonem upravené evidenci jako místo podnikání, popřípadě jinou adresu pro doručování. Právnická osoba uvede v podání svůj název nebo obchodní firmu, identifikační číslo osob nebo obdobný údaj a adresu sídla, popřípadě jinou adresu pro doručování. Podání musí obsahovat označení správního orgánu, jemuž je určeno, další náležitosti, které stanoví zákon, a podpis osoby, která je činí.
3. Nemá-li podání předepsané náležitosti nebo trpí-li jinými vadami, pomůže správní orgán podateli nedostatky odstranit nebo ho vyzve k jejich odstranění a poskytne mu k tomu přiměřenou lhůtu.
4. Podání je možno učinit písemně nebo ústně do protokolu anebo v elektronické podobě. Za podmínky, že podání je do 5 dnů potvrzeno, popřípadě doplněno způsobem uvedeným ve větě první, je možno je učinit pomocí jiných technických prostředků, zejména prostřednictvím dálnopisu, telefaxu nebo veřejné datové sítě bez použití podpisu.
5. Podání se činí u správního orgánu, který je věcně a místně příslušný. Podání je učiněno dnem, kdy tomuto orgánu došlo.
6. Není-li správní orgán schopen zajistit přijímání podání v elektronické podobě podle odstavce 4, uzavře osoba uvedená v § 160 odst. 1. jejíž je tento správní orgán součástí, s obcí s rozšířenou působností, v jejímž správním obvodu má sídlo, veřejnoprávní smlouvu (§ 160) o provozování elektronické adresy podatelny.
7. Nedojde-li k uzavření veřejnoprávní smlouvy podle odstavce 7, postupuje se v případě obecního úřadu podle zvláštního zákona: v případě jiného správního orgánu rozhodne krajský úřad, že pro něj bude tuto povinnost vykonávat obecní úřad obce s rozšířenou působností, do jehož správního obvodu patří. Rozhodnutí vydává krajský úřad v přenesené působnosti. Rozhodnutí krajského úřadu se zveřejní nejméně po dobu 15 dnů na úřední desce správního orgánu, který povinnost neplnil.